PRIVACYVERKLARING XLAS TECH

Laatst bijgewerkt: 3 juli 2026

1. Wie zijn wij?

Deze privacyverklaring beschrijft hoe XLAS BV, handelend onder de commerciële naam XLAS TECH, persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt.

Wij hechten groot belang aan uw privacy en verwerken persoonsgegevens steeds overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), de Belgische privacywetgeving en andere toepasselijke regelgeving.

Verwerkingsverantwoordelijke: XLAS BV, handelsnaam XLAS TECH. Maatschappelijke zetel: Maalbeekstraat 5E bus 101, 1700 Dilbeek, België. Exploitatiezetel: Z.5 Mollem 46D, 1730 Asse, België. Ondernemingsnummer / BTW: BE0458.308.964. E-mail: contact@xlas.be. Website: https://www.xlastech.be.

Voor alle vragen over deze privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedere verwerking van persoonsgegevens door XLAS, onder meer wanneer u: onze website bezoekt; gebruik maakt van onze online configurator; een offerte aanvraagt; een bestelling plaatst; technische bestanden uploadt; contact opneemt via het contactformulier; ons een e-mail stuurt; telefonisch contact met ons opneemt; een levering ontvangt of afhaalt; klant wordt van XLAS; zich inschrijft voor onze nieuwsbrief of andere commerciële communicatie; communiceert via onze sociale mediakanalen.

Door gebruik te maken van onze website of diensten bevestigt u dat u kennis hebt genomen van deze privacyverklaring.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening en de uitvoering van onze overeenkomsten. Afhankelijk van uw contact met XLAS kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken.

Identificatiegegevens: naam; voornaam; functie; bedrijfsnaam; ondernemingsnummer; BTW-nummer.

Contactgegevens: e-mailadres; telefoonnummer; facturatieadres; leveringsadres.

Bestel- en projectgegevens: bestellingen; offertes; configuraties; gekozen materialen; afmetingen; kleuren; coatings; gravures; opmerkingen; orderhistoriek; leveringsinformatie.

Technische bestanden: Wanneer u gebruik maakt van onze online configurator of technische bestanden aanlevert, kunnen wij onder meer verwerken: DXF-bestanden; SVG-bestanden; PDF-bestanden; AI-bestanden; STEP-bestanden; andere technische tekeningen of productiegegevens. Deze bestanden worden uitsluitend verwerkt voor: de beoordeling van de technische haalbaarheid; de productie van uw bestelling; kwaliteitscontrole; ondersteuning van onze klantenservice; eventuele garantie- of klachtenbehandeling. Wij gebruiken uw technische ontwerpen nooit voor commerciële doeleinden zonder uw voorafgaande toestemming.

Financiële gegevens: Wij verwerken uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor de administratieve afhandeling van uw bestelling, waaronder: facturen; betaalstatus; transactiereferenties; gekozen betaalmethode. Online betalingen verlopen via onze erkende betaalpartner Mollie. XLAS ontvangt of bewaart nooit uw volledige betaalkaartgegevens.

Communicatie: Wij bewaren de communicatie die noodzakelijk is voor een correcte dienstverlening, waaronder: e-mails; berichten via het contactformulier; offerteaanvragen; technische vragen; garantieaanvragen; klachten; overige correspondentie.

Technische gegevens: Tijdens uw bezoek aan onze website kunnen automatisch bepaalde technische gegevens worden verwerkt, zoals: IP-adres; browsertype; apparaatgegevens; besturingssysteem; datum en tijd van uw bezoek; bezochte pagina's; logbestanden; beveiligingsinformatie. Meer informatie hierover vindt u in onze Cookieverklaring.

4. Bijzondere persoonsgegevens

XLAS verwerkt in principe geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 9 van de AVG.

Wij verzoeken u vriendelijk geen persoonsgegevens mee te delen waaruit onder meer uw gezondheid, ras, etnische afkomst, politieke overtuiging, religieuze of levensbeschouwelijke overtuiging, seksuele geaardheid of vakbondslidmaatschap blijkt.

Indien dergelijke gegevens ons ongevraagd worden verstrekt, zullen wij deze verwijderen voor zover dit wettelijk is toegestaan of vereist.

5. Persoonsgegevens van minderjarigen

De producten en diensten van XLAS richten zich uitsluitend tot ondernemingen, zelfstandigen en andere professionele klanten.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan zestien (16) jaar.

Indien wij vaststellen dat dergelijke persoonsgegevens toch werden verstrekt, zullen wij deze zo spoedig mogelijk verwijderen, tenzij wij wettelijk verplicht zijn deze te bewaren.

6. Externe dienstverleners

Voor de uitvoering van onze dienstverlening doet XLAS beroep op zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners.

Afhankelijk van de aard van onze dienstverlening kunnen persoonsgegevens, voor zover noodzakelijk, worden verwerkt door onder meer: aanbieders van betaaloplossingen; hosting- en cloudproviders; IT- en softwareleveranciers; aanbieders van e-mail- en communicatiediensten; ontwikkelaars en technische ondersteuningspartners; transport- en logistieke partners; boekhoudkundige en administratieve dienstverleners; professionele adviseurs; overheidsinstanties wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun dienstverlening, op basis van onze instructies of hun eigen wettelijke verplichtingen, en met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving.

Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens verwerkt in opdracht van XLAS, wordt – indien wettelijk vereist – een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin passende afspraken worden gemaakt over de beveiliging en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens.

7. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

XLAS verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. Afhankelijk van uw relatie met XLAS kunnen uw persoonsgegevens worden verwerkt voor onder meer: het beantwoorden van vragen en informatieaanvragen; het opmaken en verzenden van offertes; het verwerken van bestellingen; het produceren van maatwerkproducten; het beoordelen van technische bestanden; het beheren van de online configurator; het uitvoeren van kwaliteitscontroles; het organiseren van leveringen of afhalingen; het opmaken en verzenden van facturen; het verwerken van betalingen; klantenservice en technische ondersteuning; garantie- en klachtenbehandeling; het naleven van wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen; de beveiliging van onze website, systemen en IT-infrastructuur; het voorkomen en opsporen van fraude, misbruik of beveiligingsincidenten; het verbeteren van onze dienstverlening en gebruikerservaring; het verzenden van commerciële communicatie, uitsluitend indien dit wettelijk is toegestaan of indien u hiervoor uw toestemming hebt gegeven.

Wij verwerken uw persoonsgegevens nooit voor doeleinden die onverenigbaar zijn met bovenstaande doeleinden.

8. Op welke rechtsgrond verwerken wij uw persoonsgegevens?

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verwerkt XLAS persoonsgegevens uitsluitend wanneer hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat. Afhankelijk van de situatie verwerken wij persoonsgegevens op basis van één of meerdere van de volgende rechtsgronden:

Uitvoering van een overeenkomst — noodzakelijk voor onder meer: het opmaken van offertes; het verwerken van bestellingen; de productie van maatwerk; levering of afhaling; facturatie; klantenservice; garantie.

Wettelijke verplichtingen — wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder onder meer: fiscale wetgeving; boekhoudwetgeving; anti-fraudeverplichtingen; verplichtingen opgelegd door bevoegde overheidsinstanties.

Gerechtvaardigd belang — wanneer dit noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen, voor zover uw rechten en vrijheden hierdoor niet worden geschaad. Hieronder vallen onder meer: beveiliging van onze website; netwerk- en systeembeveiliging; bescherming tegen fraude; interne administratie; kwaliteitsverbetering; klantenrelatiebeheer.

Toestemming — wanneer de wet dit vereist, verwerken wij persoonsgegevens uitsluitend nadat u hiervoor uw vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming hebt gegeven. U kunt deze toestemming op ieder ogenblik opnieuw intrekken.

9. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

XLAS bewaart persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. In het algemeen gelden onder meer de volgende bewaartermijnen:

Facturen en boekhoudkundige documenten — bewaard gedurende de wettelijk verplichte fiscale en boekhoudkundige bewaartermijn.

Bestellingen en klantendossiers — bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, de garantie, eventuele geschillen en de wettelijke verplichtingen van XLAS.

Offertes — niet-aanvaarde offertes worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor commerciële opvolging en administratieve doeleinden.

Communicatie — e-mails, contactaanvragen en andere correspondentie worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor een correcte dienstverlening, opvolging of bewijsvoering.

Technische bestanden — door de klant aangeleverde technische bestanden (zoals DXF, SVG, PDF, AI en STEP) worden uitsluitend bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de bestelling, eventuele garantie, klachtenbehandeling of wettelijke verplichtingen.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijnen worden persoonsgegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaring vereist.

10. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

XLAS verkoopt, verhuurt of verhandelt uw persoonsgegevens nooit aan derden.

Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, kunnen persoonsgegevens uitsluitend worden gedeeld met zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners of partners, waaronder onder meer: aanbieders van betaaloplossingen; hosting- en cloudproviders; aanbieders van e-mail- en communicatiediensten; IT- en softwareleveranciers; transport- en logistieke partners; boekhoudkundige, administratieve en professionele adviseurs; overheidsinstanties of toezichthoudende autoriteiten, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Wanneer derden persoonsgegevens verwerken in opdracht van XLAS, gebeurt dit uitsluitend voor de uitvoering van hun dienstverlening, overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving en, waar wettelijk vereist, op basis van een verwerkersovereenkomst of een andere passende contractuele regeling.

11. Doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

In principe verwerkt XLAS persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Bepaalde dienstverleners kunnen persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk verwerken buiten de EER.

Wanneer dit gebeurt, ziet XLAS erop toe dat passende waarborgen worden voorzien overeenkomstig de AVG, zoals: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie; de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen; of een andere wettelijk toegelaten beschermingsmaatregel.

12. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

XLAS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, wijziging of vernietiging. Wij nemen onder meer maatregelen zoals: beveiligde SSL/TLS-verbindingen; beveiligde hosting; toegangsbeheer tot persoonsgegevens; sterke wachtwoordbeveiliging; regelmatige software-updates; beveiliging van onze IT-systemen; back-upprocedures; bescherming tegen malware en cyberaanvallen; beperking van de toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers of dienstverleners die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.

Hoewel wij alle redelijke maatregelen nemen om persoonsgegevens te beschermen, kan geen enkel beveiligingssysteem een absolute garantie bieden tegen alle mogelijke beveiligingsrisico's.

13. Uw rechten

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beschikt u over verschillende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die XLAS van u verwerkt. U kunt deze rechten kosteloos uitoefenen, behoudens wanneer een verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is of wanneer de wet anders bepaalt.

U hebt onder meer het recht om: inzage te verkrijgen in uw persoonsgegevens; onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren; uw persoonsgegevens te laten verwijderen ("recht op vergetelheid"), voor zover de wet dit toelaat; de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken; bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking; uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen (gegevensoverdraagbaarheid), voor zover dit wettelijk van toepassing is; een eerder gegeven toestemming op ieder ogenblik in te trekken, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Indien u één van deze rechten wenst uit te oefenen, kunt u contact opnemen via e-mail: contact@xlas.be. XLAS zal uw verzoek behandelen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en u in principe binnen één (1) maand na ontvangst antwoorden. Indien wij gegronde twijfels hebben over uw identiteit, kunnen wij vragen om bijkomende informatie teneinde uw identiteit te verifiëren.

14. Cookies

Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën om de website correct te laten functioneren, de veiligheid te verbeteren en de gebruikerservaring te optimaliseren.

Afhankelijk van de configuratie van onze website kunnen onder meer de volgende categorieën cookies worden gebruikt: strikt noodzakelijke cookies; functionele cookies; analytische cookies; voorkeurcookies; marketingcookies, indien deze in de toekomst zouden worden geactiveerd.

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij, wanneer de wet dit vereist, vooraf uw toestemming via onze cookiebanner. Meer informatie over de gebruikte cookies, hun bewaartermijnen en de wijze waarop u uw cookievoorkeuren kunt beheren, vindt u in onze afzonderlijke Cookieverklaring.

15. Sociale media

Onze website kan links bevatten naar sociale media of andere externe online platformen. Wanneer u een dergelijke link aanklikt, verlaat u de website van XLAS en bent u onderworpen aan het privacy- en cookiebeleid van het betreffende platform.

XLAS heeft geen controle over de wijze waarop deze externe platformen persoonsgegevens verwerken en is hiervoor dan ook niet verantwoordelijk. Wij raden u aan steeds het privacybeleid van het betreffende platform te raadplegen voordat u persoonsgegevens verstrekt of gebruik maakt van de aangeboden diensten.

16. Externe websites

Onze website kan links bevatten naar websites van derden. Deze privacyverklaring is uitsluitend van toepassing op de website van XLAS.

Wij raden u aan steeds het privacybeleid van de betreffende externe website te raadplegen voordat u persoonsgegevens verstrekt. XLAS is niet verantwoordelijk voor de inhoud, beveiliging of privacypraktijken van websites van derden.

17. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

XLAS neemt geen beslissingen die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en die rechtsgevolgen hebben voor betrokkenen of hen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

Indien XLAS in de toekomst dergelijke verwerkingen zou toepassen, zal zij dit vooraf duidelijk vermelden en de toepasselijke wettelijke waarborgen respecteren.

18. Klachten

Indien u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact op te nemen met XLAS. Wij zullen uw vraag of klacht met de nodige zorg behandelen.

Indien u meent dat uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt, hebt u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. Voor België is dit: Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België. Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. E-mail: contact@apd-gba.be.

Het indienen van een klacht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit doet geen afbreuk aan uw recht om een voorziening in rechte in te stellen.

19. Wijzigingen aan deze privacyverklaring

XLAS behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring op ieder ogenblik te wijzigen of aan te vullen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op: https://www.xlastech.be

Wij raden u aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte blijft van eventuele wijzigingen. Indien een wijziging een wezenlijke impact heeft op de wijze waarop wij persoonsgegevens verwerken, zal XLAS hiervan melding maken via de website of, indien wettelijk vereist, de betrokkenen rechtstreeks informeren.

20. Contact

Voor alle vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met: XLAS BV, handelsnaam XLAS TECH. Maatschappelijke zetel: Maalbeekstraat 5E bus 101, 1700 Dilbeek, België. Exploitatiezetel: Z.5 Mollem 46D, 1730 Asse, België. E-mail: contact@xlas.be. Website: https://www.xlastech.be.